Les frais des bénévoles : remboursement ou abandon de créance ?

Classé dans : Comité Départemental, Vie des clubs | 0

Cette fiche pratique vous permet de comprendre le mécanisme des remboursements de frais ou de l’abandon de créances pour vos bénévoles

RESSOURCES ASSOCIÉES

 

Dernière mise à jour : 23/03/17
Dans le cadre de leurs activités, les bénévoles peuvent être amenés à engager personnellement des frais pour le compte du club. Les bénévoles peuvent demander leur remboursement ou choisir d’y renoncer et en faire don au club (= abandon de créances) afin de bénéficier d’une réduction d’impôt.

Il s’agit d’une option : soit le remboursement de frais, soit l’abandon de créance. Les mêmes frais ne peuvent faire l’objet de cumul.
1. Pour se prémunir contre d’éventuelles dérives ou malentendus, il est conseillé aux dirigeants du club de fixer clairement les règles concernant les frais engagés par les bénévoles et de les inscrire dans le règlement intérieur de la structure.
Notamment :
– quels frais sont remboursés : les frais de déplacement ? De transport ? De restauration ? D’hébergement ? De fourniture ?
– existe-t-il un plafond selon le type de frais engagés notamment dans le cadre d’un repas ou d’un hébergement ?
– quel est le mode de calcul des frais kilométriques retenu ?

2. Pour faciliter le remboursement des frais des bénévoles, il est conseillé d’établir une note de frais type accompagnée d’une notice rappelant les règles définies par l’association et le formalisme à respecter.

OPTION 1 : LE REMBOURSEMENT DE FRAIS
Le bénévole peut demander le remboursement des frais qu’il a personnellement engagé pour le compte du club si les conditions suivantes sont réunies :

1. Le principe du remboursement des frais sur justificatif doit être inscrit dans les statuts ou a été formellement acté par le conseil d’administration du club.

2. Les frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées, engagées pour les besoins de l’activité du club.

3. Le remboursement des frais s’effectue à “l’euro l’euro”, c’est à dire au réel, sur présentation des justificatifs correspondants. Ainsi, sauf cas particulier, le remboursement de frais sur la base d’un forfait est une pratique à bannir.

Le remboursement des frais kilométriques

L’administration fiscale permet le calcul des frais kilométriques “forfaitairement” sur la base d’un barème qu’elle publie chaque année, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l’importance des déplacements réalisés pour les besoins du club.

Le club a la possibilité d’adopter son propre barème. Il peut être inférieur aux seuils prévus par l’administration fiscale, mais il ne peut pas être supérieur.

Le barème applicable pour 2017 est de :
– 0,308 €/km pour les véhicules automobiles,
– 0,120 €/km pour les vélomoteurs, les scooters et les motos.

OPTION 2 : LE RENONCEMENT AU REMBOURSEMENT DES FRAIS ET L’OUVERTURE DU DROIT À RÉDUCTION D’IMPÔT
Le bénévole peut choisir de renoncer au remboursement des frais engagés. Cet abandon de créance est alors assimilé à un don et ouvre droit à réduction d’impôt.

Comment ?
Les conditions suivantes doivent être réunies :

1. L’association doit avoir adopté le principe du remboursement des frais. Cette obligation vise à garantir une égalité de traitement entre les bénévoles imposables et non imposables en permettant de solliciter, dans une situation similaire, indifféremment le remboursement ou l’abandon à des fins fiscales.

2. Les frais doivent avoir été engagésen vue strictement de la réalisation de l’objet du club et sont dûment justifiés.

=> Le bénévole doit établir une note de frais à laquelle il joint les justificatifs correspondants.

3. Le bénévole doit avoir renoncé expressément et par écrit au remboursement des frais.

=> Le bénévole indique de façon manuscrite sur la note de frais: « Je soussigné (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ».

4. Le club doit être habilité à délivrer des reçus de dons aux œuvres. Pour pouvoir délivrer des reçus de dons aux œuvres, le club doit être reconnu d’intérêt général par les services fiscaux. Ces derniers apprécient le caractère d’intérêt général du club au regard des 3 critères ci-dessous :

une gestion désintéressée,
la non lucrativité des activités de l’association,
ne pas fonctionner en cercle restreint.
=> L’association délivre au bénévole le reçu fiscal “reçu de dons aux œuvre” et conserve un double et les justificatifs correspondants.

5. L’association constate dans sa comptabilité l’opération :

– en charge, dans le compte concerné par la note de frais (ex : fourniture)

– en produit, dans le compte 754 « Collectes et dons manuels ».

6. Le bénévole porte sur sa déclaration de revenusla somme correspondante aux frais abandonnés au titre de dons et joint les reçus délivrés par l’association.

Combien ?
Si l’ensemble de ces conditions sont réunies, alors le bénévole “contribuable” peut bénéficier d’une réduction d’impôt.

Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt (prévue par l’article 200 du code général des impôts).

En effet, les joueurs membres d’une association sportive ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat (qui suppose l’absence totale de toute contrepartie, directe ou indirecte) puisque leur participation à la vie associative a précisément pour contrepartie directe l’accès au sport qu’ils ont choisi de pratiquer.
Cette réduction d’impôt est égale à 66% du montant des frais abandonnéesdans la limite de 20% de son revenu imposable. En cas d’excédents (autrement dit, si le montant des frais abandonnés est supérieur à la limite établie à 20% du revenu imposable), ceux-ci pourront être reportés et déduits lors des 5 années suivantes.

Les frais kilométriques

Dès lors qu’ils ne sont pas remboursés, les frais kilométriques engagés par le bénévole qui utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité associative peuvent être considérés comme des dons et traités comme tels afin de bénéficier de la réduction d’impôt.

Pour effectuer le calcul, le bénévole doit obligatoirement se référer au barème spécifique des “frais kilométriques des bénévoles pour la réduction d’impôt” publié annuellement par les services fiscaux. Celui-ci s’applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule, du type de carburant utilisé et de la distance parcourue.

Le barème applicable sur 2017 pour l’imposition des revenus 2016 est de :
– 0,308 €/km pour les véhicules automobiles,
– 0,120 €/km pour les vélomoteurs, les scooters et les motos.

TÉLÉCHARGER

recu cerfa dons aux oeuvres

Guide du bénévolat-2016

Laissez un commentaire